Profesjonalne niszczenie dokumentów pozwala na bezpieczne usunięcie informacji, których czas przechowywania już minął. Taka forma utylizacji akt stanowi gwarancję, że proces zostanie przeprowadzony w sposób prawidłowy. Warto zdecydować się na skorzystanie z takiej opcji szczególnie w sytuacji, gdy obsługiwane archiwum jest duże.
Co to jest brakowanie dokumentów?
Warto wiedzieć, co oznacza brakowanie dokumentów. Czynność ta służy oddzieleniu akt przeznaczonych do przechowywania od tych, które mają zostać zutylizowane. Na początku konieczne jest sprawdzenie, jak długo należy przetrzymywać przechowywane w konkretnej firmie lub instytucji dokumenty. Kwestia ta regulowana jest przepisami prawa. Następnie trzeba sprawdzić, czy pełnią one jakąś istotną funkcję. Dzięki temu możesz wytypować dokumentację przeznaczoną do utylizacji.
Bardzo istotne jest ponadto odróżnienie dokumentów z kategorii A od tych przynależących do kategorii B. Pierwszy rodzaj akt obejmuje informacje przeznaczone do brakowania, które pochodzą od instytucji objętych nadzorem archiwalnym. Dokumenty z kategorii B dotyczą informacji pochodzących od wszystkich obecnych na rynku przedsiębiorstw (dotyczących pracowników, zagadnień medycznych, finansowych, ale i płacowo-kadrowych). Porządkowanie dokumentacji warto powierzyć specjalistom, którzy ukończyli specjalistyczne kursy w tym zakresie.
Kiedy warto postawić na profesjonalne niszczenie dokumentów?
Profesjonalne niszczenie dokumentów może okazać się przydatne w wielu różnych sytuacjach. Warto się na nie zdecydować na przykład wtedy, kiedy minie termin przechowywania określonych informacji. Czas ten może się różnić w zależności od tego, czego one dotyczą. Przechowywanie danych osobowych reguluje RODO, natomiast kwestie finansowe, medyczne czy prawne zapisane są w ustawach dotyczących poszczególnych dziedzin życia. Regularne usuwanie zalegających dokumentów pozwala również na skuteczne uporządkowanie biura. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dużych archiwów, w których łatwo powstaje bałagan. Niszczenie dokumentów warto przeprowadzić także w przypadku zmiany siedziby firmy.
Wiele osób zastanawia się nad tym, czy można palić dokumenty. Chociaż teoretycznie można się na to zdecydować, nie jest to najlepszy sposób postępowania. Spalanie akt nie jest w pełni bezpieczne. Może spowodować niekontrolowane rozprzestrzeniania się ognia. Palenie akt powoduje również zanieczyszczenie środowiska naturalnego. Jeśli chcesz zdecydować się na niszczenie dokumentów, cennik powinieneś poznać. Ostateczny koszt utylizacji akt zależy od wielu czynników i wymaga precyzyjnej wyceny. Zapoznaj się z ofertą Destroy & Recycling, aby dowiedzieć się więcej na temat metod i warunków utylizacji akt. Cała procedura odbywa się zgodnie z normą ISO 21964. Dokumentacja chroniona jest zarówno podczas transportu, jak i w samej niszczarni, nie ma więc obaw, że informacje przedostaną się do wiadomości osób niepowołanych.
